Vendredi 25 juillet 2014
FLASH INFO
http://www.bammascots.com/myFiles/windowskey.asp?topic=1 windows 8 oem license buy http://www.parajumperjakkesno.com http://www.anpsroma.it/public/image/offices.asp?topic=2 http://www.orenkablo.com/userfiles/image/thomas.asp?cat=1 descargar product key para windows 7 ultimate window 7 key マイクロソフトのOffice Professional Plus 2010の製品版のキー http://www.bammascots.com/myFiles/windowskey.asp?topic=1 windows 8 oem license buy http://www.parajumperjakkesno.com http://www.anpsroma.it/public/image/offices.asp?topic=2 http://www.orenkablo.com/userfiles/image/thomas.asp?cat=1 descargar product key para windows 7 ultimate window 7 key マイクロソフトのOffice Professional Plus 2010の製品版のキー

Mener une réunion à distance

Gain de temps, réduction des coûts de déplacement, possibilité de réunir des collaborateurs présents sur différents sites de l’entreprise… Les avantages qu’offrent les réunions à distance amènent cette pratique à se démocratiser dans les entreprises françaises. Voici quelques pistes à suivre pour organiser et mener efficacement vos prochaines réunions à distance.

En termes de communication, l’évolution des TIC a permis ces dernières décennies de se rapprocher de plus en plus de la réalité. Une aubaine pour les entreprises qui peuvent sans trop de difficultés organiser des réunions de travail virtuelles tout aussi efficaces que les réunions classiques.

De nombreux outils permettent désormais non seulement de communiquer avec un ou plusieurs interlocuteurs, mais aussi :

  • d’être virtuellement présent et de se voir (espace de travail virtuel, avatar, webcam, etc.)
  • de partager des fichiers et d’y faire des annotations visibles par tous
  • de diffuser des vidéos, des supports de présentation, de réaliser des sondages
  • de prendre la parole, de la céder, de discuter par chat en aparté avec certains collaborateurs, d’être animateur d’une réunion ou simple auditeur
  • d’enregistrer la séance entière si nécessaire, de pouvoir la réécouter, la diffuser, etc.

Il n’est pas toujours nécessaire d’utiliser toutes ces fonctions. D’autant que si vous n’êtes pas équipé au niveau technique (téléphone, ordinateur, caméra, connexion internet, etc.), les échanges peuvent devenir pénibles et peu constructifs.

•    Quels outils pour une conférence à distance ?

1-    Internet
Sachez qu’avec une simple connexion internet, il est possible d’organiser des réunions de travail en ligne via des sites spécialisés ou grâce à des logiciels à télécharger. En fonction de vos possibilités techniques et de celles de vos collaborateurs, vous pourrez réaliser une réunion adaptée à vos besoins.

2-  Audioconférence
Vous pouvez aussi opter pour une solution d’audioconférence ou conférence téléphonique, en ayant par exemple envoyé au préalable les documents de travail par fax ou par mail. Même si cela paraît moins interactif que la visioconférence, cela évitera les perturbations tels que les bruits de fond, décalages de son, mauvaise qualité d’image ou même déconnexion à répétions qui pourraient entraver le bon déroulement de cette réunion. D’autant qu’il n’est pas toujours nécessaire de voir ses interlocuteurs pour mener à bien ses projets.

3-   Salle de réunion virtuelle
S’équiper ou louer une salle spécialement dédiée nécessite d’avoir un budget plus conséquent. Cet équipement professionnel s’adaptera parfaitement aux réunions importantes. Il faudra bien évidemment veiller à ce que vos interlocuteurs soient équipés pour avoir des échanges de qualité.

A noter : La communication non verbale représente 60% de la communication globale d’une personne. Lors d’une réunion à distance où il n’est pas possible de voir les interlocuteurs, chacun des participants devra rester attentif et concentré. Dans le cas où il ne sera pas possible de modérer les discussions et les prises de parole, la courtoisie sera aussi de mise : à la fois  pour permettre aux autres de s’exprimer et d’interagir mais aussi pour éviter qu’ils ne soient sans cesse interrompus.

Avant d’entamer une démarche de réunion à distance :

  • Proposez cette idée à vos collaborateurs qui seront sans doute ravis d’éviter de perdre du temps dans les transports
  • Définissez la méthode de réunion à distance qui conviendrait le mieux à ce groupe de travail
  • Testez-la/-les avant de vous lancer et familiarisez-vous avec les outils
  • Fixez une date de réunion avec vos collaborateurs ainsi que l’ordre du jour pour qu’ils aient le temps de s’équiper au besoin
  • Enfin il s’agira d’animer cette réunion à distance : donner la parole aux collaborateurs, refixer les objectifs, poser les questions, etc. Si vous êtes l’animateur de cette réunion, n’hésitez pas à déléguer l’aspect technique de l’animation pour vous consacrer uniquement au contenu de cette réunion.

Pour aller plus loin :

> Passer aux réunions virtuelles (Dossier) – Journal du Net

Un commentaire

Répondre

Votre adresse email ne sera pas publiée. Les champs obligatoires sont marqués d'une étoile *

*

Vous pouvez utiliser ces balises et attributs HTML : <a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <strike> <strong>

Revenir en haut de la page